Was ist Payroll Tax Calculator?
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Lohnsteuern sind Steuern, die von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehalten und von Arbeitgebern zur Finanzierung von Sozialversicherungsprogrammen auf Bundes- und Landesebene gezahlt werden, vor allem Sozialversicherung und Medicare (zusammen FICA genannt – Steuern des Federal Insurance Contributions Act). Sie unterscheiden sich von der Einkommensteuer: Bei der Lohnsteuer handelt es sich um eine Pauschalabgabe auf das Erwerbseinkommen (Löhne, Gehälter, Trinkgelder), während es sich bei der Einkommensteuer um abgestufte Sätze handelt, die nach Abzügen und Gutschriften auf alle Einkommensarten angewendet werden. Für FICA-Zwecke zahlen sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber jeweils 7,65 % des Lohns des Arbeitnehmers: 6,2 % für die Sozialversicherung (begrenzt auf die Lohnbasis der Sozialversicherung, 168.600 USD im Jahr 2024) und 1,45 % für Medicare (keine Obergrenze). Die gesamte kombinierte FICA-Belastung beträgt daher 15,3 % und wird zu gleichen Teilen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Darüber hinaus unterliegen Löhne über 200.000 US-Dollar einer zusätzlichen Medicare-Zusatzsteuer von 0,9 %, die nur dem Arbeitnehmer einbehalten wird (keine Arbeitgeberübereinstimmung). Über die FICA hinaus zahlen Arbeitgeber auch die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA): 6 % auf die ersten 7.000 US-Dollar des Jahreslohns jedes Arbeitnehmers, reduziert auf 0,6 % für Arbeitgeber in Bundesstaaten ohne ausstehende Bundesdarlehen (in den meisten Fällen gilt die staatliche Gutschrift von 5,4 %). Die Staaten erheben von Arbeitgebern auch Steuern auf die staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI/SUTA) in unterschiedlichen Sätzen, basierend auf der Schadenhistorie des Arbeitgebers (Erfahrungsbewertung). Für Unternehmen umfasst die Einhaltung der Lohnsteuer das Einbehalten der korrekten Beträge von jedem Gehaltsscheck, die Hinterlegung von Lohnsteuern halbwöchentlich oder monatlich sowie die Einreichung vierteljährlicher Formular 941- und Jahresberichte auf Formular 940 (FUTA). Fehler bei der Lohnsteuer und verspätete Einzahlungen ziehen erhebliche Strafen nach sich – die IRS Trust Fund Recovery Penalty kann Unternehmer persönlich für nicht gezahlte Lohnsteuern haftbar machen, selbst wenn es sich bei dem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft handelt.
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Formel
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FICA-Quellensteuer für Mitarbeiter = Bruttolohn × 6,2 % (SS, bis zu 168.600 USD) + Bruttolohn × 1,45 % (Medicare)
FICA-Übereinstimmung des Arbeitgebers = Identisch mit den Arbeitnehmerbeträgen
FUTA-Steuer = Die ersten 7.000 US-Dollar des Lohns × 0,6 % (netto nach staatlicher Gutschrift)
Gesamtlohnsteuerkosten des Arbeitgebers = Bruttolohn + FICA des Arbeitgebers + FUTA + SUTAVariablenbeschreibung
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| Symbol | Name | Einheit | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| GW | Bruttolohn | currency | Der GW-Parameter stellt einen wichtigen quantitativen Input bei der Lohnsteuerberechnung dar, wird in seiner Standardeinheit gemessen und hat über die mathematische Formel direkten Einfluss auf das berechnete Ergebnis |
| SS_Rate | Sozialversicherungssatz | 6.2% each side | Gilt für Löhne bis zur SS-Lohnbasis (168.600 USD im Jahr 2024); Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen jeweils 6,2 % |
| MC_Rate | Medicare-Tarif | 1.45% each side | Gilt für alle Löhne ohne Obergrenze; Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen jeweils 1,45 %; Der Mitarbeiter zahlt zusätzlich 0,9 % über 200.000 US-Dollar |
| FUTA | Bundesarbeitslosensteuer | 0.6% net | Wird vom Arbeitgeber nur für die ersten 7.000 US-Dollar des Lohns jedes Arbeitnehmers gezahlt; Effektiver Zinssatz 0,6 % nach staatlicher Gutschrift in den meisten Staaten |
| SUTA | Staatliche Arbeitslosenversicherungssteuer | % (varies) | Vom Arbeitgeber gezahlte staatliche Arbeitslosensteuer; Der Satz variiert je nach Bundesstaat und Schadenhistorie des Arbeitgebers (Erfahrungsbewertung). |
Anleitung Payroll Tax Calculator
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- 1Bruttolohn für den Lohnzeitraum ermitteln: Dies ist der Ausgangspunkt für alle Lohnsteuerberechnungen.
- 2Berechnen Sie den Sozialversicherungsabzug der Arbeitnehmer: Multiplizieren Sie den Bruttolohn mit 6,2 %, jedoch nur bis zur jährlichen SS-Lohnbasis (168.600 USD im Jahr 2024). Sobald der Jahreslohn des Arbeitnehmers 168.600 US-Dollar erreicht, hören Sie auf, SS einzubehalten.
- 3Berechnen Sie den Medicare-Einbehalt für Mitarbeiter: Multiplizieren Sie den Bruttolohn mit 1,45 %. Wenn der Jahreslohn 200.000 US-Dollar übersteigt, werden auf Beträge über diesem Schwellenwert zusätzliche 0,9 % einbehalten.
- 4Berechnen Sie die entsprechende FICA des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber zahlt die gleichen SS- und Medicare-Beträge wie der Arbeitnehmer (6,2 % SS + 1,45 % Medicare). Der Arbeitgeber erhebt NICHT die zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 %.
- 5Berechnen Sie FUTA: 6 % auf die ersten 7.000 $ des Lohns. Wenden Sie eine Gutschrift von 5,4 % an (in den meisten Bundesstaaten), um einen effektiven Netto-FUTA-Satz von 0,6 % pro Mitarbeiter und Jahr zu erhalten. Maximaler FUTA pro Mitarbeiter = 7.000 $ × 0,6 % = 42 $/Jahr.
- 6Berechnen Sie SUTA auf der Grundlage der steuerpflichtigen Lohnbasis des Staates und des vom Arbeitgeber zugewiesenen Satzes. Neue Arbeitgeber erhalten in der Regel einen durchschnittlichen Tarif; Die Sätze erfahrener Arbeitgeber variieren je nach den von ehemaligen Arbeitnehmern eingereichten Arbeitslosenanträgen.
- 7Hinterlegen Sie einbehaltene Steuern gemäß dem IRS-Plan (monatlich oder halbwöchentlich, abhängig von der Steuerschuld im Lookback-Zeitraum). Reichen Sie Formular 941 vierteljährlich und Formular 940 jährlich ein.
Gelöste Beispiele
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Mitarbeiter-SS: 3.000 $ × 6,2 % = 186 $ (40.000 $ seit Jahresbeginn liegen unter der Basis von 168.600 $). Medicare für Mitarbeiter: 3.000 $ × 1,45 % = 43,50 $. Gesamtmitarbeiter-FICA: 229,50 $. Der Arbeitgeber entspricht genau: 186 $ + 43,50 $ = 229,50 $. Gesamte FICA-Kosten für den Arbeitgeber für diesen Gehaltsscheck = 3.000 $ + 229,50 $ (Arbeitgeberanteil) = 3.229,50 $. Zuzüglich etwaiger SUTA-Steuer, die zu Beginn des Jahres anfällt.
Verbleibende SS-Lohnbasis = 168.600 $ − 163.600 $ = 5.000 $. SS-Quellensteuer = 5.000 $ × 6,2 % = 310 $ (nur auf der verbleibenden Basis, nicht auf die vollen 10.000 $). Medicare: 10.000 $ × 1,45 % = 145 $. Nach diesem Gehaltsscheck wird für den Rest des Jahres keine SS mehr einbehalten. Der Arbeitgeber überweist nur 310 SS-Dollar (nicht den Betrag über dem Basisbetrag). Zusätzlicher Medicare-Steuercheck: YTD jetzt 173.600 $ – unter der Schwelle von 200.000 $, also noch keine zusätzlichen 0,9 %.
Gesamtjahreslohn = 60.000 $ + 45.000 $ + 35.000 $ × 3 = 210.000 $. Arbeitgeber-FICA: 210.000 $ × 7,65 % = 16.065 $. FUTA: 5 Mitarbeiter × min (jeweils 7.000 USD) × 0,6 % = 210 USD. SUTA: 5 Mitarbeiter × 10.000 USD SUTA-Lohnbasis × 2,5 % = 1.250 USD. Gesamt: 16.065 $ + 210 $ + 1.250 $ = 17.525 $. Fügen Sie die Arbeiterunfallversicherung hinzu (eigentlich keine Lohnsteuer, wird aber oft zusammen budgetiert), um ein vollständiges Bild der Arbeitsbelastung zu erhalten.
Jeder Grundlohn von 25 US-Dollar kostet den Arbeitgeber auch: SS 1,55 US-Dollar, Medicare 0,36 US-Dollar, FUTA/SUTA 0,25 US-Dollar, Arbeitnehmerentgelt 0,50 US-Dollar, Sozialleistungen 3,75 US-Dollar = 6,41 US-Dollar an zusätzlichen Kosten. Echte Stundenkosten = 25 $ + 6,41 $ = 31,41 $ oder 125,65 % des Grundlohns. Das Verständnis der Arbeitsbelastung ist für Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung, die Aufträge auf der Grundlage der Arbeitsstunden anbieten. Wenn nur der Lohnsatz verwendet wird, wird die Arbeit dauerhaft unterbewertet.
SS: 168.600 $ × 6,2 % = 10.453 $. Medicare bei vollem Lohn: 250.000 $ × 1,45 % = 3.625 $. Zusätzliche Medicare-Steuer: (250.000 $ − 200.000 $) × 0,9 % = 450 $. Gesamtmitarbeiter-FICA = 10.453 $ + 3.625 $ + 450 $ = 14.528 $. FICA des Arbeitgebers = 10.453 USD (SS, keine Zusatzversicherung) + 3.625 USD (Medicare, keine Zusatzversicherung) = 14.078 USD. Der Arbeitnehmer zahlt 450 US-Dollar mehr als der Arbeitgeber, weil der Arbeitgeber die zusätzliche Medicare-Steuer nicht übernimmt.
Praktische Anwendungen
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Budgetierung für Kleinunternehmen: Berechnung der tatsächlichen Arbeitskosten als Prozentsatz des Lohns. Dies stellt einen wichtigen Anwendungsbereich für den Lohnsteuerrechner in beruflichen und analytischen Kontexten dar, in denen genaue Lohnsteuerberechnungen direkt fundierte Entscheidungsfindung, strategische Planung und Leistungsoptimierung unterstützen
Einstellungsentscheidungen: Verständnis der Arbeitgeberkosten pro Neueinstellung über das Grundgehalt hinaus. Dies stellt einen wichtigen Anwendungsbereich für den Lohnsteuerrechner in beruflichen und analytischen Kontexten dar, in denen genaue Lohnsteuerberechnungen direkt fundierte Entscheidungsfindung, strategische Planung und Leistungsoptimierung unterstützen
Compliance bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Gewährleistung der korrekten Quellensteuer, Einzahlungen und vierteljährlichen Einreichungen. Dies stellt einen wichtigen Anwendungsbereich für den Lohnsteuerrechner in beruflichen und analytischen Kontexten dar, in denen genaue Lohnsteuerberechnungen direkt fundierte Entscheidungsfindung, strategische Planung und Leistungsoptimierung unterstützen
Mitarbeitervergütungsverhandlungen: Den Mitarbeitern den vollen Wert ihres Vergütungspakets zeigen. Dies stellt einen wichtigen Anwendungsbereich für den Lohnsteuerrechner in beruflichen und analytischen Kontexten dar, in denen genaue Lohnsteuerberechnungen direkt fundierte Entscheidungsfindung, strategische Planung und Leistungsoptimierung unterstützen
Unternehmensstrukturplanung: Bewertung der S-Corp-Wahl auf der Grundlage des Lohnsteuereinsparpotenzials. Dies stellt einen wichtigen Anwendungsbereich für den Lohnsteuerrechner in professionellen und analytischen Kontexten dar, in denen genaue Lohnsteuerberechnungen direkt fundierte Entscheidungsfindung, strategische Planung und Leistungsoptimierung unterstützen
Sonderfälle
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§ 125 Cafeteria-Pläne: Arbeitnehmerbeiträge zu qualifizierten § 125
Abschnitt 125-Cafeteria-Pläne: Arbeitnehmerbeiträge zu qualifizierten Abschnitt 125-Plänen (Krankenversicherung, FSA, FSA für abhängige Pflege, HSA) reduzieren sowohl den steuerpflichtigen Lohn des Arbeitnehmers als auch die Lohnsteuerbemessungsgrundlage des Arbeitgebers, wodurch beiden Seiten FICA-Steuern gespart werden. In der Lohnsteuerberechnung erfordert dieses Szenario zusätzliche Vorsicht bei der Interpretation der Lohnsteuerergebnisse. Die Standardformel berücksichtigt möglicherweise nicht alle in diesem Grenzfall vorhandenen Faktoren vollständig und eine zusätzliche Analyse oder Beratung durch Experten ist möglicherweise erforderlich. Professionelle Best Practices umfassen die Dokumentation von Annahmen, die Durchführung von Sensitivitätsanalysen und den Vergleich der Ergebnisse mit alternativen Methoden, wenn die Lohnsteuerberechnungen in nicht standardmäßige Bereiche fallen.
Eigentümer-Angestellte von S-Unternehmen: Müssen eine „angemessene Vergütung“ als W-2-Lohn erhalten, der der Lohnsteuer unterliegt.
Ausschüttungen über dem Gehalt unterliegen nicht der Lohnsteuer – das IRS prüft jedoch die Gehaltszuweisungen von S-Corporations, um eine Unterzahlung der Lohnsteuer zu verhindern. In der Lohnsteuerberechnung erfordert dieses Szenario zusätzliche Vorsicht bei der Interpretation der Lohnsteuerergebnisse. Die Standardformel berücksichtigt möglicherweise nicht alle in diesem Grenzfall vorhandenen Faktoren vollständig und eine zusätzliche Analyse oder Beratung durch Experten ist möglicherweise erforderlich. Professionelle Best Practices umfassen die Dokumentation von Annahmen, die Durchführung von Sensitivitätsanalysen und den Vergleich der Ergebnisse mit alternativen Methoden, wenn die Lohnsteuerberechnungen in nicht standardmäßige Bereiche fallen.
Arbeitgeber im Haushalt: Personen, die Hausangestellte bezahlen (Kindermädchen, Haushälterinnen)
Arbeitgeber im Haushalt: Diejenigen, die Hausangestellten (Kindermädchen, Haushälterinnen) im Jahr 2024 mehr als 2.700 US-Dollar zahlen, müssen FICA gemäß Anhang H in ihrer persönlichen Steuererklärung einbehalten und abführen. In der Lohnsteuerberechnung erfordert dieses Szenario zusätzliche Vorsicht bei der Interpretation der Lohnsteuerergebnisse. Die Standardformel berücksichtigt möglicherweise nicht alle in diesem Grenzfall vorhandenen Faktoren vollständig und eine zusätzliche Analyse oder Beratung durch Experten ist möglicherweise erforderlich. Professionelle Best Practices umfassen die Dokumentation von Annahmen, die Durchführung von Sensitivitätsanalysen und den Vergleich der Ergebnisse mit alternativen Methoden, wenn die Lohnsteuerberechnungen in nicht standardmäßige Bereiche fallen.
FICA-Steuersätze und -grenzen (2024)
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| Steuerkomponente | Mitarbeitertarif | Arbeitgebersatz | Lohngrenze |
|---|---|---|---|
| Sozialversicherung | 6,2 % | 6,2 % | 168.600 $ |
| Medicare | 1,45 % | 1,45 % | Keine Begrenzung |
| Zusätzliche Medicare | 0,9 % | Keine (nur Mitarbeiter) | Über 200.000 $ (Einzelkarte) / 250.000 $ (MFJ) |
| FUTA (Bundesarbeitslosigkeit) | Keiner | 0,6 % netto | Zuerst 7.000 $ |
| SUTA (Staatliche Arbeitslosigkeit) | Keine (die meisten Staaten) | Variiert (1–5 %+) | Variiert je nach Bundesland |
Häufig gestellte Fragen
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Welche Lohnsteuer zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils?
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen: Sozialversicherungssteuer von 6,2 % auf Löhne bis zu 168.600 US-Dollar (Lohnbasis 2024) und Medicare-Steuer von 1,45 % auf alle Löhne – insgesamt jeweils 7,65 % oder 15,3 % zusammen. Arbeitnehmer, die mehr als 200.000 US-Dollar verdienen (250.000 US-Dollar in der Ehe), zahlen zusätzlich 0,9 % Medicare-Zuschlag ohne Arbeitgeberanteil. Arbeitgeber zahlen zusätzlich: Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) von 6,0 % auf die ersten 7.000 US-Dollar des Lohns (effektiv 0,6 % nach staatlicher Gutschrift) und staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA) mit Sätzen, die je nach Bundesstaat und Arbeitgeberhistorie variieren (in der Regel 1–5 % auf 7.000–50.000 US-Dollar und mehr Löhne, je nach Bundesstaat). Selbstständige zahlen beide Hälften (15,3 %) über die Selbstständigensteuer.
Was ist die Lohnbasis der Sozialversicherung?
Die Lohnbasis der Sozialversicherung ist der Höchstbetrag des Einkommens, das in einem bestimmten Jahr der Sozialversicherungssteuer unterliegt – 168.600 US-Dollar für das Jahr 2024. Einkünfte über diesem Schwellenwert unterliegen nicht der Sozialversicherungssteuer von 6,2 % (obwohl die Medicare-Steuer von 1,45 % keine Obergrenze hat). Die Lohnbasis wird jährlich auf der Grundlage des nationalen Durchschnittslohnindex angepasst. Das bedeutet, dass Gutverdiener effektiv einen niedrigeren Gesamtlohnsteuersatz zahlen: Jemand, der 168.600 US-Dollar verdient, zahlt 7,65 % der gesamten Lohnsteuer, während jemand, der 337.200 US-Dollar verdient, etwa 5,725 % zahlt, weil der Sozialversicherungsanteil bei der Obergrenze endet. Es gab immer wieder Gesetzesvorschläge zur Anhebung oder Abschaffung dieser Obergrenze.
Wie berechne ich die wahren Kosten eines Mitarbeiters?
Die Gesamtkosten für den Arbeitgeber gehen weit über das Gehalt hinaus. Für einen Arbeitnehmer mit 70.000 US-Dollar pro Jahr: Die Lohnsteuer des Arbeitgebers erhöht sich um ca. 5.355 US-Dollar (7,65 % FICA), die Krankenversicherung erhöht den Arbeitgeberanteil um 7.000 bis 15.000 US-Dollar pro Jahr, das 401(k)-Matching erhöht 1.400 bis 4.200 US-Dollar (2 bis 6 % Anpassung), die Arbeitnehmerunfallversicherung variiert je nach Branche (200 bis 3.000 US-Dollar und mehr), bezahlte Freistellung kostet den Zeitwert (15 Tage PTO = ca. 4.038 US-Dollar Gehalt für unproduktive Tage) und andere Leistungen (Lebensversicherung, Berufsunfähigkeit, Schulung) kommen um 1.000 bis 3.000 US-Dollar hinzu. Eine vernünftige Schätzung geht davon aus, dass die gesamten Arbeitgeberkosten das 1,25- bis 1,4-fache des Grundgehalts betragen – ein Mitarbeiter mit 70.000 US-Dollar kostet tatsächlich 87.500 bis 98.000 US-Dollar.
Wie zahlen Selbstständige Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern?
Selbstständige zahlen sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil der FICA-Steuern über die Steuer des Self-Employment Contributions Act (SECA). Dies beträgt insgesamt 15,3 % des Nettoeinkommens aus selbständiger Tätigkeit: 12,4 % für die Sozialversicherung (bis zur Jahreslohnbasis) und 2,9 % für Medicare. Wenn ein Selbstständiger beispielsweise einen Nettoverdienst von 60.000 US-Dollar hat, beträgt seine SECA-Steuerschuld vor Abzügen 60.000 US-Dollar * 0,153 = 9.180 US-Dollar. Bei der Berechnung des bereinigten Bruttoeinkommens kann die Hälfte der gezahlten Selbstständigkeitssteuern vom Bruttoeinkommen abgezogen werden.
Was ist die zusätzliche Medicare-Steuer?
Bei der zusätzlichen Medicare-Steuer handelt es sich um eine zusätzliche Medicare-Steuer in Höhe von 0,9 %, die auf Löhne, Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit und Einkünfte aus der Altersvorsorge (Tier 1) erhoben wird, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Für Einzelanmelder liegt der Schwellenwert bei 200.000 US-Dollar; für die gemeinsame Anmeldung von Ehegatten sind es 250.000 US-Dollar; und für die getrennte Anmeldung von Ehegatten sind es 125.000 US-Dollar. Verdient beispielsweise ein alleinerziehender Antragsteller 230.000 US-Dollar, wird die zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % auf die 30.000 US-Dollar erhoben, die den Schwellenwert überschreiten, was zu einer zusätzlichen Steuer in Höhe von 270 US-Dollar führt. Diese Steuer wird ausschließlich vom Arbeitnehmer gezahlt und hat keinen Arbeitgeberanteil.
Häufige Fehler vermeiden
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- !Versäumnis, die Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme zu aktualisieren, wenn die SS-Lohnbasis jedes Jahr im Januar steigt.
- !Die zusätzliche Medicare-Steuer (0,9 %) nicht einzubehalten, wenn der Lohn eines Arbeitnehmers 200.000 US-Dollar übersteigt – Arbeitgeber sind verpflichtet, diese einzubehalten, selbst wenn das gesamte Haushaltseinkommen des Arbeitnehmers unter den Schwellenwert fällt.
- !Behandlung unabhängiger Auftragnehmer als Arbeitnehmer oder umgekehrt ohne ordnungsgemäße Klassifizierungsanalyse.
- !Versäumte Fristen für die Lohnsteuereinzahlung – selbst eine Verspätung um einen Tag zieht Strafen nach sich.
Profi-Tipp
Richten Sie automatische Lohnsteuereinzahlungen über das IRS EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) ein. Die Automatisierung von Einzahlungen verhindert den häufigsten und kostspieligsten Fehler bei der Gehaltsabrechnung – verspätete Einzahlungen. Planen Sie, dass die Anzahlung am selben Tag wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt, damit sie nie untergeht.
Wussten Sie?
Die FICA-Steuern finanzieren etwa 90 % der Sozialversicherungs- und Medicare-Ausgaben. Im Jahr 2023 beliefen sich die Einnahmen der FICA auf rund 1,3 Billionen US-Dollar – was die Lohnsteuer zur zweitgrößten Einnahmequelle des Bundes nach den individuellen Einkommenssteuern macht. Fast 170 Millionen Amerikaner zahlen jedes Jahr in das System ein.
Referenzen
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